Five1 stellt sich auch intern den Herausforderungen der digitalen Transformation

Five1 ist ein Beratungshaus, das Unternehmen darin unterstützt, ihre Prozesse zu digitalisieren, erste Schritte in den Themen Machine Learning und künstlicher Intelligenz zu gehen und ganz einfach „bessere Entscheidungen zu treffen“. Da liegt es natürlich nahe, intern genau das vorzuleben und das Thema Digitalisierung im Bereich Operations voranzutreiben.

Wo kommen wir her, wo wollen wir hin?

Klassisch hat der Bereich Verwaltung bei Five1 mit physischen Akten gearbeitet und damit viele Aktenschränke gefüllt. 2019 haben wir beschlossen, „papierlos“ zu werden und keine neuen Ordner mehr anzulegen.

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Der erste Bereich der Umstellung war das Fuhrparkmanagement. In mühevoller Kleinarbeit wurde für jedes Fahrzeug eine digitale Akte angelegt, die alle Informationen rund um die Miet- und Firmenwagen enthält. Auf einen Blick und mit nur einem Klick sind nun alle relevanten Daten schnell abrufbar. Ein guter Schritt in die richtige Richtung, aber noch lange nicht das Endziel. Bis Ende 2020 sollen alle Bereiche rund um das Thema Fuhrpark digital und virtuell angebunden sein. So prüfen wir gerade die Option eines elektronischen Fahrtenbuchs und die Integration aller Daten in ein gemeinsames, leistungsfähiges Tool. Da wir die Spezialisten im Haus haben, war es natürlich ein Leichtes, uns die passende Lösung "customizen" zu lassen.

jeshoots-com-mSESwdMZr-A-unsplashDie Reisekostenabrechnung war der zweite Bereich, der innerhalb der Verwaltung bei Five1 digitalisiert wurde. Sah die Vergangenheit noch so aus, dass die Belege von jedem Mitarbeiter einzeln aufgeklebt und dann gescannt werden mussten, die Abrechnungen zwar online erstellt, aber auch ausgedruckt, mit den Belegen verbunden und monatlich pro Mitarbeiter eine physische Abrechnung im Reisekosten-Ordner abgelegt wurde, können wir nun in diesem Bereich komplett digital agieren. Die Belege werden ausschließlich digital an die Reisekostenabrechnung eingereicht. Auch die Abrechnung selbst wird zu 100 % digital erstellt und mit den digitalen Belegen verknüpft. Die monatliche Reisekostenabrechnung pro Mitarbeiter wird neben dem Programm Datev für den Steuerberater auch auf dem Five1 Share Point abgespeichert und ist somit für alle Kollegen mit einer entsprechenden Lese-Berechtigung abrufbar. Die Kostenersparnis ist deutlich: Kopierpapier, Ordner und Druckerpatronen wurden reduziert und vor allem: wertvolle Arbeitszeit kann anderweitig eingesetzt werden.

Neue Situationen erfordern neue Arbeitsweisen. Anfangs noch etwas zurückhaltend, sind wir nun absolute Fans der Digitalisierung und fragen uns, wie es so lange anders gehen konnte. Wir sind bereit für den digitalen Wandel auch in anderen Bereichen – verbunden mit einem Kulturwandel, der sehr gut zur Five1 passt. Unsere Begeisterungsfähigkeit, Geschäftsprozesse zu transformieren, immer wieder dazuzulernen und aus eingefahrenen Mustern auszubrechen, befähigt uns dazu. 

Wollen auch Sie den Schritt in Richtung Digitalisierung gehen, kontaktieren Sie uns gerne für ein kostenloses und unverbindliches erstes Beratungsgespräch. 

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Veröffentlich am 20.4.2020

Thema: Five1 Services, datengesteuertes Unternehmen, datengetriebene Unternehmenskultur, Digitalisierung, Transformation, New Work, Dokumentenmanagement