Digitalisierung ist in aller Munde, insbesondere dann, wenn es darum geht Unternehmen auch wettbewerbsfähig für die Zukunft aufzustellen. Jedoch ist es in einigen Unternehmen noch Alltag, dass Prozesse nicht vollständig digitalisiert sind und Medienbrüche vorliegen, die zu redundanten Eingaben und damit einhergehenden Fehleingaben führen. Es werden unnötige Schleifen gedreht und oftmals ist nicht transparent, warum ein Prozess stockt. Letztendlich ist auch Process Mining, um Schwachstellen im Prozess festzustellen, in solchen Fällen nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich.

Aber selbst wenn Unternehmen in der Digitalisierung schon einen Schritt weiter sind und Tools wie SAP ECC für die Finanzbuchhaltung einsetzen, kann es andere Hürden geben. Die eigentliche Finanzbuchhaltung ist oftmals nicht das Problem, sondern der Weg dahin. Einer unserer Kunden hatte genau dieses Problem. 

Wie sah der Prozess vor der Digitalisierung aus?

Vorerfassung

Bei unserem Kunden gab es verschiedene Buchungssachverhalte wie bspw. Abgrenzungen, Rückstellungen oder auch normale Sachkontenbuchungen, für die zunächst die notwendigen Buchungsinformationen gesammelt wurden. Diese erstellte man dann als Buchungsanweisung in einem MS-Word-Dokument, bestehend aus Belegkopfdaten (z. B. Buchungsdatum, Referenz, Währung, Valutadatum) und Buchungszeilen, die neben den Buchungsbeträgen die primären Sachkonten, die sekundären Kontierungsinformationen und die Belegzeilentexte enthielten. Der Sachbearbeiter prüfte diese Daten abschließend und bestätigte seine Prüfung durch Unterschrift und Datum. Das eingescannte Dokument wurde dann per E-Mail an den entsprechenden Verantwortlichen geschickt.

Prüfung und Freigabe durch Verantwortlichen

Der Verantwortliche bestätigte seine Prüfung ebenfalls durch Datum und Unterschrift und sendete das erneut ausgedruckte und eingescannte Dokument dann an die Buchhaltung. Gab es Unklarheiten, musste der Erfasser nacharbeiten und seine Korrektur wieder an den Verantwortlichen schicken, bevor diese dann bei der Buchhaltung landete.

Verbuchung in SAP

Die Buchhaltung prüfte als letzte Instanz. Es fand eine Plausibilitätsprüfung durch den Buchhalter statt und eine anschließende Übernahme der Buchungsanweisung in das SAP-System mit Fehlerüberprüfung (z. B. der Stammdaten oder des Saldenausgleichs). Bei fehlerhaften Angaben kam es zur Rücksprache mit dem Erfasser der Buchungsanweisung. War alles korrekt, wurde die Buchung im SAP-System durchgeführt. Der Buchhalter trug die vom SAP-System generierte Belegnummer in die Buchungsanweisung ein und bestätigte die Buchung mit Datum und Unterschrift. Abschließend wurde das Dokument wieder eingescannt und aus Compliance-Gründen als Business-Dokument im SAP-System mit der entsprechenden Buchung hinterlegt .

Bei dieser Vielzahl an Medienbrüchen können bereits bei der Vorerfassung der Buchungsdaten viele Fehler gemacht werden, wie bspw. die falsche Verwendung von Konten, da keine Prüfung durch ein System stattfindet. Dies fällt oft erst in der Buchhaltung auf und es werden zeitintensive Rückfragen und Abstimmungen notwendig. Davon abgesehen ist das mehrfache Ausdrucken, Unterschreiben und wieder Einscannen einfach nicht mehr zeitgemäß.

Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiteten wir ein Konzept, mit dem der gesamte Prozess digitalisiert werden konnte.

Wie sieht der digitalisierte Prozess aus?

Vorerfassung

Die Vorerfassung erfolgt über eine webbasierte Anwendung. Über diese werden zunächst die Belegkopfdaten (wie z. B. Gesellschaft, Buchungskreis, Buchungsdatum, usw.) erfasst. Anschließend können die Buchungssätze erfasst oder alternativ als CSV-Datei hochgeladen werden. Bei der Erfassung der Daten wird der Erfasser durch SAP typische Werthilfen unterstützt. Berechtigungen werden ebenfalls berücksichtigt, so dass der Erfasser nur für seine berechtigten Buchungskreise und Buchungssachverhalte Daten erfassen kann. Das Berechtigungskonzept sieht dabei auch die Verwendung von Verantwortungsbereichen nach Profit Center vor. Optional können Kontierungsobjekte wie bspw. Kostenstellen, Aufträge, PSP-Elemente und Kundenaufträge ebenfalls für die Berechtigungsprüfung aktiviert werden. Wiederkehrende Buchungen können als Vorlagen hinterlegt werden, so dass diese bei der nächsten Vorerfassung schneller erfasst werden können. Außerdem können noch relevante Dokumente hochgeladen werden.

Erfassung 2

Sind alle Daten erfasst, werden diese auf Plausibilität geprüft. Hierbei wird die Verbuchungssimulation von SAP genutzt. Anschließend wird ein Verantwortlicher für die Prüfung und Freigabe an die Buchhaltung ausgewählt. Das System schlägt auf Basis der Buchungssachverhalte und der dafür definierten Wertgrenzen eine Liste an Verantwortlichen vor. Nach der Auswahl ermittelt das System aus dem Benutzerstamm die E-Mail-Adresse des Verantwortlichen und informiert diesen mit einem Link zur Anwendung.

Prüfung und Freigabe durch Verantwortlichen

Der Verantwortliche kann nun über den Link die vorerfassten Daten prüfen und über eine Schaltfläche für die Verbuchung freigeben oder ablehnen. Darüber werden die Buchhaltung bzw. der Vorerfasser per E-Mail informiert.

Freigabe

Verbuchung in SAP

Auch die Buchhaltung wird per E-Mail über neu erfasste Buchungen zur Freigabe informiert, kann die Daten prüfen und Änderungen vornehmen, wie z. B. die Verbuchung in der richtigen Periode. Werte dagegen kann der Buchhalter nicht anpassen. Abschließend veranlasst die Buchhaltung die Verbuchung in SAP oder lehnt sie ab. Bei Verbuchung oder Ablehnung werden Vorerfasser und Verantwortlicher automatisch informiert. Bei der Verbuchung in SAP wird die Standardschnittstelle verwendet und das Business-Dokument dem Buchungsbeleg zugeordnet. Dieses dokumentiert vollständig die Vorerfassung, Freigabe und Verbuchung im System und ist somit revisionssicher.

Der Buchhalter verbucht die Daten im SAP System über die Schaltfläche Freigabe

Monitoring der Vorerfassung und Freigabe

Der gesamte Prozess wird im SAP ECC protokolliert, dadurch haben Buchhaltung und FI-Verantwortliche stets einen aktuellen und lückenlosen Überblick aller offenen und abgeschlossenen Vorgänge. Auf dieser Basis ist auch ein Process Mining möglich. So können bspw. Rückschlüsse gezogen werden, warum Buchungssachverhalte länger dauern und wo der Prozess stockt, um dann aktiv gegenzusteuern.

Technische Details

Für unseren Kunden realisierten wir die Anwendung auf Basis von SAP NetWeaver Gateway für die Kommunikation zwischen Front- und Backend. Dieses stellt die OData Services bereit. Für das Frontend nutzten wir SAP UI5, das auch bei den SAP Fiori-Anwendungen verwendet wird. Alle vorerfassten Daten und das Customizing wurden in Datenbanktabellen im Five1-Namensraum abgelegt. Vordefinierte Berechtigungsobjekte wurden ebenfalls ausgeliefert.

Fazit

Die Vorerfassung, Freigabe und Verbuchung erfolgen nun lückenlos digital, wodurch sich der Aufwand signifikant reduziert. Darüber hinaus wurde die Transparenz erhöht, da jederzeit nachvollzogen werden kann, wann wer welche Buchungen vorerfasst hat, ob diese freigegeben oder abgelehnt wurden und wann diese von der Buchhaltung verbucht wurden. Der gesamte Prozess ist papierlos, Drucker und Scanner werden nicht mehr benötigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns. Wir können diesen Prozess oder auch andere bei Ihnen digitalisieren.

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Veröffentlich am 7.5.2020

Thema: Five1 Services, datengesteuertes Unternehmen, datengetriebene Unternehmenskultur, Digitalisierung, Transformation, New Work, Dokumentenmanagement