Erfolgreiche Neueinführung des Standardreportings nach S/4HANA Umstieg

Umstieg auf S/4 HANA erfolgreich abgeschlossen

Unser Kunde, die Mann & Schröder GmbH, produziert seit über 65 Jahren Produkte zur Haar- und Körperpflege. Das mittelständische Unternehmen ist auf Wachstumskurs und exportiert seine „beauty products made in Germany“ in etwa 80 Länder. Dabei werden inzwischen so viele Daten verarbeitet und analysiert, dass die bestehende IT-Landschaft an ihre Grenzen stieß. Anfang 2018 wurde daher auf ein ERP von SAP umgestellt. Für alle Beteiligten auf Seiten des Kunden war das bis dahin eine neue, spannende Welt, in der sie sich zunächst noch zurechtfinden mussten.

Nach der SAP-Umstellung konnten viele Abteilungen zunächst nur mühsam und über Umwege ihre Informationen aus dem neuen System ziehen. Noch aufwändiger war die anschließende Aufbereitung der Daten, um die Reports erstellen zu können, die vorher so leicht von der Hand gingen. Es waren nach der großen Umstellung schlicht noch keine an die Bedürfnisse angepassten Datenquellen oder gar Standardreports verfügbar.

Besonders betroffen von der neuen Situation waren das Unternehmens- und Vertriebscontrolling sowie die Forschung und Entwicklung. Da auf der einen Seite betriebsrelevante Berichte plötzlich ein Vielfaches an Zeit und Arbeit bedurften, war eine schnelle Unternehmenssteuerung nicht mehr gewährleistet. Auf der anderen Seite stand in absehbarer Zeit ein Audit an, das ohne zusätzliche Hilfsmittel nur unter extremem Aufwand hätte gestemmt werden können. Es war nun also kompetente Hilfe gefragt, um auch in der neuen Welt wieder schnell und effizient agieren zu können. Daher wurde Five1 im ersten Schritt mit der Konzeption und Umsetzung dieser wichtigen Reports betraut. Gleichzeitig sollte aber in Zusammenarbeit mit joyIT Berlin auch eine Analyse der notwendigen weiteren Schritte erfolgen, um langfristigen Erfolg garantieren zu können.

Wie wir dem Kunden weiterhelfen konnten

Im ersten Schritt war das Ziel ein operatives Reporting direkt auf dem ERP-System zu schaffen. Wichtig war eine schnelle, unkomplizierte Lösung, mit der wichtige Kennzahlen, wie z. B. Umsatz, Deckungsbeitrag und Auftragseingang, jederzeit auf Basis der aktuellsten Daten angezeigt werden können.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir mit den ABAP Core Data Services auf die aktuellste Technik zurückgegriffen. So haben wir die Möglichkeiten und Vorzüge, die ein ABAP-Stack bietet, mit der Effizienz eines virtuellen Datenmodells und der Schnelligkeit der SAP HANA vereint.

Mit dieser Kombination konnten wir dem Vertriebs-Controlling einen Datenpool an die Hand geben, der alle gewünschten Daten auf Knopfdruck bereitstellt und keiner tagelangen manuellen Arbeit in Excel mehr bedarf. Und auch wenn an anderer Stelle mittlerweile viele weitere Bausteine dazu gekommen sind, z. B. ein ausgefeiltes BW-Reporting mit Lumira-Berichten, wird dieses Tool weiterhin oft und gerne eingesetzt. Es liefert einerseits jederzeit schnelle Ergebnisse, dient andererseits als gutes Hilfsmittel, um neue Berichte und Tools zu verifizieren.

Für Forschung und Entwicklung haben wir mit den gleichen SAP-Bordmitteln mehrere Listen erstellt, mit denen die Anforderungen des externen Audits wieder auf Knopfdruck verfügbar waren. Darüber hinaus wurden auch Berichte wiederaufgebaut, die früher zwar zur Verfügung standen, aber schon immer kundenspezifisch waren. Des Weiteren sind Architektur und Implementierung so flexibel und offen gehalten, dass auch diese in Zukunft noch deutlich ausgebaut werden können. Dies bietet die Chance Informationen über Warenbewegungen oder Produkte zu gewinnen, ohne diese im Datenmodell abspeichern zu müssen. Auch die Verknüpfung solcher Informationen zu neuen Einblicken ist dadurch jederzeit flexibel und schnell realisierbar.

Zusammenarbeit mit dem Kunden

Aufgrund des eng terminierten, externen Audits, war für Dr. Klaus Hempel, Leiter für Forschung & Entwicklung, eine gute Erreichbarkeit unseres Beraterteams essentiell: „Bei Five1 habe ich immer schnell Rückmeldung bekommen. Zudem waren die Lösungen stets durchdacht und wurden in Absprache mit mir getestet.“ Um im Consulting gemeinsam effiziente Lösungen zu erreichen, spielen nicht nur Kompetenz, sondern auch zwischenmenschliche Beziehungen eine wichtige Rolle. Vertriebscontrollerin Daniela Ruland: „In Bezug auf SAP haben wir quasi bei null angefangen. Von Five1 wurde uns alles geduldig erklärt. Als User wurden wir abgeholt und miteinbezogen.“ Ihr Kollege Dominik Oster ergänzt: „Im Gegensatz zu einem reinen ERP-Beratungshaus haben sie den Blick fürs große Ganze.“

Ausblick

Mit dem Blick fürs große Ganze und unter Berücksichtigung der künftigen Ziele von Mann & Schröder bauen wir neben dem operativen Ad Hoc Reporting auch ein strategisches Reporting mit historischen Daten auf. Dies geschieht in einem separaten BW/4 unter Einbindung von Drittsystemen. Mann & Schröder verfolgt den Ansatz, die IT-Landschaft jetzt richtig aufzubauen und das neueste Equipment zu verwenden, um so die Weichen für die Zukunft zu stellen. Auf die Frage, was Five1 auszeichnet, antwortet IT-Leiter Adrian Dexheimer: „Flexibilität und Know-how. Ich bekomme auf jede Frage eine Antwort und wir kommunizieren auf Augenhöhe. Das macht die Zusammenarbeit sehr angenehm.“

Über Five1

Sie wollen nicht irgendeine Lösung, sondern die Lösung, die am besten zu Ihnen passt? Ihnen ist daran gelegen, dass nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen umgesetzt, sondern Sie auch zukunftsweisend beraten werden? Dann ist Five1 genau der richtige Partner. Als Experten für SAP BI und Advanced Analytics helfen wir unseren Kunden, komplexe Probleme zu lösen. Durch die sinnvolle Aufbereitung, Bereitstellung und Analyse von Daten verschaffen wir Ihnen einen Einblick und liefern wertvolle Erkenntnisse. 

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