Wie Sie Balanced Scorecard-, Dashboard- und Self Service BI – Projekte wirklich zum Erfolg führen

Die Idee war toll: Alle Unternehmenskennzahlen auf einen Blick. Eben nicht nur Finanzkennzahlen, sondern wichtige Kenngrößen aus allen Unternehmensbereichen, nebst „weichen“ Faktoren wie bspw. Kundenzufriedenheit sollten auf einem Blick dargestellt werden. Sofort in der Lage sein auf Abweichungen zu reagieren, das ganze Unternehmen damit auf Managementebene steuern. Die Balanced Scorecard galt Anfang der 90er Jahre als die Wunderwaffe des Unternehmens-Reporting. Doch so gut wie alle Versuche scheiterten. Mal überschätzte man die Technik, mal die Datenqualität. Meist unterschätzte man den Ermittlungsaufwand auf Prozess- und Implementierungs-Ebene. Der „fehlende“ Teil der Scorecard wurde dann oft einfach manuell erfasst.

Für mindestens die nächsten zehn Jahre meiner Berater-Laufbahn blieb der Begriff der Balanced Scorecard das Unwort schlechthin. Mit wem man auch sprach, dieser Ansatz war „verbrannt“, wie wir es nannten. Zu viel wurde investiert und zu wenig erreicht. Zu einem wirklichen Revival kam es erst zu Beginn der 2010er Jahre. Apples iPads entfachten vielerorts erneut den Wunsch nach kompakten und ansprechendem Reporting. Dieses mal nannte man die Balanced Scorecards allerdings Dashboards. Man erfreute sich an bunten Ampeln und Tachos, – vergaß aber oft die zentrale Frage, was denn eigentlich berichtet werden muss. Meist berichtete man zuviel, mit den falschen Diagrammen und in schlechter Qualität.

Der Ansatz der Balanced Scorecard der 90er Jahre und der Dashboards der frühen 2010er Jahre liegt in der Umsetzung der gleiche fundamentale Fehler zu Grunde: Man hat versucht das Pferd von hinten aufzuzäumen. Man hat „übersehen“, dass die Darstellung von Zahlen und Grafiken nicht der eigentliche Kern des Implementierungsprojektes ist. Man ignorierte schlicht die Komplexität auch hinter der Aufbereitung sehr weniger darzustellenden Kennzahlen liegen kann.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Auch bei FIVE1 beginnen wir unsere Projekte mit der Erarbeitung einer gemeinsamen Vision. Der Fehler liegt darin nicht die Tragweite eines solchen Projektes zu erkennen und zu berücksichtigen. Auf einem schlechten Fundament kann kein stabiles Haus gebaut werden.

Schauen wir uns ein anderes Beispiel an. Der neuste Hype den wir gerade erleben heißt Self Service BI. In Zeiten blockierter IT-Abteilungen und knapper Budgets wird uns Gebetsmühlenartig suggeriert, dass ehemals komplexe Sachverhalte ab sofort im Handumdrehen (Cloud) und in einer revolutionären Einfachheit (Simplicity) daherkommen. Die SAP hat dafür Lumira im Angebot. Bekannte Konkurrenten sind Microstrategy Analytics und Qlik View. Diese Tools sollen es dem Endanwender ermöglichen die Daten die er benötigt ohne Hilfe der IT zu konsumieren. Der Gedanke erscheint verlockend: Kann der Anwender die Arbeiten welche bisher in aufwändigen Projekten umgesetzt wurden mit gut bedienbaren Werkzeugen einfach selbst erledigen?

Business Intelligence ist eine Hilfsfunktion der Unternehmensführung. Die Regeln dafür müssen das Führungskonzept der Geschäftsleitung spiegeln, transportieren und durchsetzen. Um ein solches System realisieren zu können müssen sowohl organisatorische als auch technische Voraussetzungen geschaffen werden. Geschäftsregeln steuern, wie Daten zugeordnet oder verteilt werden. Es muss definiert werden wer welche Zugriffsrechte besitzt. Damit alle von der gleichen Wahrheit sprechen müssen Daten unterschiedlicher Systeme zusammengebracht, bereinigt und aufbereitet werden.

Wenn Fachanwender selbst Datenmodelle bauen und analysieren, sind wir dann soweit zu glauben, dass Anarchie das beste Führungsmodell geworden ist?

Wahre Worte sind nicht immer schön, schöne Worte sind nicht immer wahr. Laotse (ca. 550 v.Chr)

Wer diese Anforderungen dem einzelnen Anwender überlässt, reduziert nicht den Gesamtaufwand, sondern treibt diesen im Gegenteil durch redundante Arbeiten in die Höhe. Gleichzeitig riskiert das Unternehmen Insellösungen und inkonsistente oder sogar fehlerhafte Berechnungen.

Heisst das nun im Umkehrschluss, dass Vorhaben wie Balanced Scorecards, KPI-Dashboards oder Self Service BI grundsätzlich zum Scheitern verurteilt sind?

Nein. Vor den Erfolg haben die Götter den Schweiß gesetzt. Egal was andere Ihnen erzählen, an einer harmonisierte Datenbasis kommen sie nicht vorbei. Eine klare BI Strategie gibt den Rahmen dafür vor. Die Spielregeln in Form von vernünftig gestrickten Data Governance Regeln sorgen für Nachhaltigkeit. Erst wenn sie diese Hausaufgaben erledigt haben sollten sie Scorecards, Dashboards oder Self Services aufbauen und dem Endanwender anbieten. Wer anders vorgeht braucht sich über Misserfolge scheinbar einfacher (technischer) Anforderungen nicht zu wundern. Wer dagegen strukturiert und nachhaltig vorgeht wird ungeahnte Erkenntnisse aus seinen Daten ziehen.

Sieger zweifeln nicht – und Zweifler siegen nicht. Gerry Ehrmann (ca. 2000 n.Chr)

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