SAP Smart Business – KPI Modeler

SAP Smart Business – KPI Modeler

SAP Smart Business-Apps sind analytische Echtzeitanwendungen welche operative und strategische Kennzahlen aus der SAP Business Suite in einem Cockpit zusammenführen. Die KPIs können per Drilldown bis auf Ebene der Quelldaten nachverfolgt und analysiert werden. SAP liefert eine Art Business Content dafür aus in Form von vorkonfigurierten Apps. So stellt beispielsweise „SAP Smart Business for financial close“ KPIs zur Überwachung von Finanzabschlüssen oder „SAP Smart Business for inventory management“ KPIs für das Bestandsmanagement zur Verfügung.

SAP Smart Business vs HANA Live FIVE1
Quelle:SAP

SAP Smart Business bzw. der KPI Modeler basiert auf HANA Views, der ausgelieferte Content auf SAP HANA Live. Um den KPI Modeler nutzen zu können, müssen Sie also immer über eine HANA Appliance in Ihrer Systemlandschaft verfügen. Auf dem Frontend-Server müssen die SAP Smart Business Modeler Apps installiert sein. Sie sind Teil des User Interface Add-On für SAP NetWeaver. Alle Funktionen sind, gemäß dem SAP Fiori Ansatz, über separate Apps zu erreichen. Da Smart Business ein Teil von SAP Fiori ist, werden für SAP Smart Business keine zusätzlichen Lizenzkosten (neben der HANA Lizenz) fällig.

FIVE1 Smart Business Fiori Tiles

KPI anlegen
Der erste Schritt ist das Anlegen einer KPI. Die KPI wird über eine eindeutige ID identifiziert. Ebenfalls ist die Eingabe des Title verpflichtend. Dann muss der Typ der KPI festgelegt werden. KPIs messen den Fortschritt oder den Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren einer Organisation. Dabei kennt SAP Smart Business zwei Typen von KPIs – den Key Performance Indicator (KPI) und den Operational Performance Indicator (OPI). SAP grenzt OPIs von KPIs dahingehend ab, dass KPIs größere Zusammenhänge einer Organisation repräsentieren, wie z.B. Verkaufszahlen pro Land und Region. OPIs dagegen repräsentieren einen bestimmten Prozess oder Vorgang, typischerweise an einer geschäftskritischen Stelle. Das kann z.B. bei einer Fluggesellschaft die Verweilzeit der Maschinen am Boden sein.

In der Software äußert sich der Unterschied zwischen KPIs und OPIs dadurch, dass der Typ KPI verwendet werden muss wenn ein Schwellwert vorgegeben werden soll, wie z.B. ein EBIT von 500 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2015. Die OPI dagegen kennt keinen Schwellwert. Zu jeder Kennzahl muss noch der Goal Type festgelegt werden. Dabei kann Maximizing, Minimizing oder eine Range ausgewählt werden. Dieser Goal Type definiert wie sich die KPI entwickeln soll damit dies gut für das Unternehmen ist. Die KPI EBIT soll bspw. maximiert werden und die KPI Cost of sales soll bspw. eher minimiert werden. Zur Laufzeit hat diese Einstellung später Einfluss auf die Farbgebung (rot, gelb,grün). Dann muss man die DataSource auswählen, d.h. einen HANA View. Wir haben das in der Praxis meist mit Calculation Views auf HANA Live eingesetzt. Aus dem View muss man dann die Measure auswählen, welcher der KPI entspricht. Abschließend speichert und aktiviert man die KPI.

KPI Evaluation (Auswertung) anlegen
Der nächste Schritt ist das Anlegen einer KPI Evaluation. Eine Evaluation entspricht einer Repräsentation einer KPI oder OPI. Also eine bestimmte Selektion der KPI Daten, gewählte Drilldowns und Ziele als Analysepfad, gewählte Kacheln etc. Das Anlegen geschieht über Create Evaluation. Zunächst wählt man die KPI aus. Dann legt man die ID der Evaluation an z.B. subsidary_a und wieder ein Title z.B. EBIT of Subsidary A in 2014. Dann legt man den Scaling Factor fest z.B. Million oder „Auto“ für ein automatisch festgelegten Skalierungsfaktor. Man kann dann Additional Measures festlegen z.B. zum Vergleich. Hier könnte man bspw. den Turnover und die Costs mit dem EBIT zum Vergleich auswählen. Dann legt man Filter fest in diesem Beispiel soll der EBIT für Tochtergesellschaft A in 2015 angezeigt werden, d.h. man wählt als Filter die Tochtergesellschaft A und das Geschäftsjahr 2015 aus. Leider sind die Evaluationen nicht dynamisch. D.h. so etwas wie aktuelles Geschäftsjahr oder aktuelles Geschäftsjahr – 1 kennt das Tool nicht. Man muss eine entsprechende Logik also am besten bereits in der Datenquelle, also dem zu Grunde liegenden HANA View vorhalten!

KPI Kachel anlegen
Die KPI Kachel App ermöglicht die Visualisierung der KPI (oder OPI) in Form einer FIORI-typischen Kachel. Dafür stehen verschiedene Kacheltypen wie „Numerisch“, „Vergleichend“, „Trend“, „Actual vs. Target“ zur Auswahl. Eine Kachel wird immer mit Bezug zu einer Evaluation angelegt. Pro Kachel kann angegeben werden, dass der Drilldown dem im folgenden beschriebenen SAP Smart Business Drilldown folgt, oder einer individuellen Logik wie bspw. einen Absprung zu SAP Lumira.

Drill Down Konfiguration anlegen
Diese App wird verwendet um Views, Charts, Filter und Assoziationen pro KPI Evaluation einzustellen. Insbesondere kann so die Art des Drilldowns zur detaillierteren Analyse einer KPI (oder OPI) eingestellt werden.

KPI Assoziation definieren
Eine KPI Assoziation sollte immer dann erstellt werden, wenn zwei KPIs voneinander abhängen. Also die Änderung einer KPI die Änderung einer anderen in der gleichen Art und Weise bedingt („supporting“). Ein Beispiel hierfür könnten Rohstoff- in Bezug zu Herstell-Kosten sein. Existiert eine Abhängigkeit, verhält sich die Änderung aber gegensätzliche, so wählt man den Typ „conflicting“. Dies trifft beispielsweise auf die Herstellkosten in Bezug zur Umsatzmarge zu. Auch die Richtung der Assoziation muss festgelegt werden: Gleichmäßig, von der ersten zur zweiten KPI (oder OPI) oder umgekehrt.
Diese Assoziationen können später im KPI Drilldown als Teil der Visualisierung, bspw. als Mini-Charts verwendet werden.

Berechtigungen
Mit dieser App können Benutzer oder Rollen KPI-Evaluationen zugeordnet. Ohne gültige Berechtigung für eine Evaluierung sind diese, einschließlich der zugehörigen Drilldowns für den Endanwender nicht sichtbar. Dies gilt insbesondere auch für neu angelegte Evaluationen.

KPI Workspace
Die KPI Workspace App dient der Verwaltung der bestehenden KPIs und OPIs. Diese können aktiviert, verändert, kopiert oder gelöscht werden.

Neben den eigentlichen Apps existiert ein Downloadtool um SAP Smart Business Inhalte zwischen SAP-Systemen austauschen zu können.

KPI Dashboard
Quelle:SAP

Positionierung und Fazit
Der KPI Modeler wird als Modellierungswerkzeug positioniert, welches keine Programmierung benötigt und daher einfach zu bedienen ist. Das mag man technisch vielleicht noch so durchgehen lassen. Allerdings kommt man im Einzelfall kaum ohne KnowHow der zu Grunde liegenden HANA Views aus. Auch inhaltlich ist das Thema alles andere als trivial. Um den KPI Modeler wirklich verwenden zu können sollte man die folgenden Voraussetzungen mitbringen:
-Breites Verständnis der bestehenden Kennzahlen, auch Geschäftsfeldübergreifend
-Fähigkeit fachliche Auswirkungen bei der Einführung neuer KPIs abschätzen zu können
-Technisches Know-How um zu verstehen wie die Views in HANA zur KPI-Modellierung genutzt werden können und sollen
-Tiefe Kenntnis der Datengrundlage um Drill-Downs und Analysepfade einstellen zu können
-Kenntnis um Möglichkeiten in anderen Tools wie bspw. SAP Design Studio oder SAP Lumira um diese als (Detail-) Analyseziel verwenden zu können
-Organisationswissen um in der Lage zu sein Berechtigungen und Rollen anzulegen und zuzuweisen

Smart Business öffnet zweifellos eine Tür zur Nutzung von KPIs in Unternehmen. Durch fertig ausgelieferte Anwendungen haben HANA-Kunden einen unmittelbaren und kostenfreien Mehrwert in Form von KPI Cockpits. Dank des KPI Modelers sind diese anpass- und erweiterbar. Wann immer Sie jedoch auf Daten außerhalb von SAP HANA Live zugreifen müssen, oder die mit SAP HANA Live ausgelieferte Logik nicht ausreicht, benötigen Sie Expertenwissen. Wollen Sie SAP Smart Business in einem Darawarehouse-Kontext verwenden gilt dies in besonderem Maße. SAP Smart Business ist ein Tool welches eine gesicherte Datenbasis voraussetzt. Die Qualitätssicherung, Aufbereitung und Harmonisierung verschiedener Datenquellen muss im Vorfeld erledigt worden sein. Lesen Sie dazu auch meinen Blog Wie Sie KPI-Projekte wirklich zum Erfolg führen und worauf Sie nicht hereinfallen sollten.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um die Vision von unternehmensweit vergleichbaren Kennzahlen Wirklichkeit werden zu lassen. Egal ob mit SAP Smart Business, oder ganz klassisch im Business Warehouse. Wir sind der richtige Partner. Machen Sie ihr Business smarter, zusammen mit FIVE1!

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