Neues Beratungsangebot „FIVE1 Broadcasting Framework“ verfügbar

Die Heineken International B.V. mit Sitz in Amsterdam ist mit 125 Brauereien und über 200 Biermarken der drittgrößte Brauereikonzern der Welt. 2013 lag der Jahresumsatz bei 18,38 Milliarden Euro.

„Das FIVE1 Broadcasting Modul ist eine der populärsten Anwendungen der Heineken Group.“
Tony Bou Habib, Group Control & Accounting, Heineken International

Heineken International B.V. verfügt mit dem SAP Business Warehouse über eine globale Corporate Information Factory. Alle relevanten Kennzahlen aus über 80 Ländern stehen in konsolidierter Form in einer Management-Sicht im zentralen Datawarehouse – dem SAP BW System – zur Verfügung. In einem periodischen Übermittlungsprozess liefern die operativen Gesellschaften die erforderlichen Zahlen für das Berichtswesen. Diese werden vom Controlling der Heineken Group verifiziert, freigegeben und kommentiert. Im Anschluss werden unterschiedlichste Berichte in Form von Excel-basierten BEx Arbeitsmappen aufbereitet und so den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Mit Abschluss dieses Prozessschrittes müssen die Endanwender über die Verfügbarkeit in Kenntnis gesetzt werden. Lange Ladezeiten in infrastrukturell benachteiligten Ländern auf Grund von mangelnder Bandbreite, oder gänzlich fehlender Zugang zu den SAP Frontendtools waren Gründe für die Entscheidung zum automatisierten Versandt der Informationen.

„Das SAP Standard Broadcasting Modul wurde erst durch den Einsatz der FIVE1 Erweiterung zu einer geeigneten und stabilen Lösung.“
Rene Guncay, Group IT Heineken International

Das Controlling der Heineken Group erstellt und modifiziert Excel-basierte Monats- und Quartalsberichte mit dem SAP BEx Analyzer. Auf Ad-Hoc Basis oder in einem regelmäßigen Turnus können dann über die FIVE1 Broadcasting Erweiterung die Berichte mit den für den Empfänger relevanten Daten per E-Mail zur Verfügung gestellt werden (Push-Szenario). Alternativ können die Endanwender ihre Berichte auch selbst anfordern (Pull-Szenario). Bis zu 300 Berichte pro Stunde werden auf diese Weise rund um die Welt aus Amsterdam verschickt. Dies löst nicht nur infrastrukturelle Probleme beim Zugriff aus afrikanischen Ländern, sondern steigert die Akzeptanz der eingesetzten SAP Business Warehouse Lösung erheblich.

Unter Broadcasting im SAP BW Kontext versteht man das automatisierte Versenden von Berichten per Email über den Applikationsserver. Im Business Explorer (BEx) des SAP BW gibt es dafür die Komponente BEx Broadcaster. Teil des BEx Broadcasters ist der so genannte Precalculation Server, im Prinzip ein normaler Frontendrechner mit einem speziellen Excel Plug-In. Dieser führt die Vorberechnung der BEx Workbooks durch und übergibt das Ergebnis zurück an den Applikationsserver. Das Gegenstück steht im Business Objects Umfeld direkt auf dem Business Objects Enterprise Server zur Verfügung. So können bspw. Crystal Reports im pdf-Format an beliebige Empfänger verschickt werden.

FIVE1 BEx Broadcasting Email example

Die von FIVE1 für die Heineken International B.V. implementierte Lösung baut auf dem Standard SAP BEx Broadcaster auf. Durch den Einsatz eines neuen webbasierten Frontends und diverser Customizing-Module wurde die Lösung so erweitert, dass alle Anforderungen der Heineken International B.V. realisiert werden konnten. FIVE1 lieferte zu Projektbeginn eine Installationsempfehlung und führte das Sizing durch. Die Heineken IT konnte die Installation Basis-seitig dann selbstständig umsetzen. Die Arbeitsmappen wie Balance Sheet, Income Statement, Cash Flow usw. sind in BEx Menürollen publiziert. Über das BEx Rollenmenükonzept wird kontrolliert welcher Anwender auf welche Arbeitsmappen in der Applikation Zugriff hat. Jede Arbeitsmappe die mit dem Standard SAP Broadcaster versendet werden kann, kann auch im FIVE1 Broadcasting Enhancement Package verwendet werden. Aufgerufen wird die mit ABAP Web Dynpro realisierte Anwendung im Browser, bzw. über das SAP Portal.

FIVE1 BEx Broadcasting AdHoc Scheduling

Bei Auswahl einer Arbeitsmappe wird das zugehörige Variablenbild aus dem BEx Analyzer angezeigt. Der Anwender hat so die Möglichkeit anzugeben für welche Selektion er die Arbeitsmappe bekommen möchte. Die Anwendung gleicht dabei stets die getroffene Auswahl mit den SAP BW Analyseberechtigungen ab und baut die Wertehilfe entsprechend auf. So ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass nur die Daten aufbereitet werden für die der Anwender berechtigt ist.

FIVE1 BEx Broadcasting Variable Screen

Ob ein Benutzer nur an sich selbst oder auch an andere Personen Arbeitsmappen verschicken darf, kann über ein Berechtigungsobjekt gesteuert werden. Soll ein Versand an mehrere Adressaten erfolgen, so kann deren Auswahl in der Anwendung entweder einzeln (aus der Liste der möglichen Empfänger) oder über Empfängergruppen erfolgen. Eine Empfängergruppe ist eine frei definierbare Menge aus allen im System vorhandenen Benutzern. Der Abgleich zwischen Empfängergruppe und berechtigten Empfängern erfolgt vor dem Versand automatisch. Es können beliebig viele Empfängergruppen angelegt werden. Zur Empfänger abhängigen Ermittlung der zutreffenden Arbeitsmappen-Selektion können eine oder mehrere berechtigungsrelevante Variablen in den so genannten „Data bursting“ Modus geschaltet werden. Auf Basis der für den Empfänger im BW System hinterlegten Analyseberechtigung wird dann für jede sich ergebende Variante eine Arbeitsmappe berechnet. Trifft die gleiche Kombination für verschiedene Empfänger zu, so wird, um die Serverlast zu reduzieren, nur eine Vorberechnung durchgeführt. Alle Arbeitsmappen werden komprimiert in einem einzigen Anhang der E-Mail hinzugefügt. Überschreitet diese die Größe von 5MB (konfigurierbar), so wird der Versand automatisch auf zwei (oder mehrere) E-Mails aufgeteilt. Sowohl die Pflege von Empfängergruppen als auch die Verfügbarkeit des „Data bursting“ Modus kann für den Anwender individuell ein- oder ausgeschaltet werden.

FIVE1 BEx Broadcasting Email

Im Reiter „E-Mail Settings“ kann der Betreff der zu versendeten E-Mail geändert, sowie ein zusätzlicher formatierter Kommentar hinterlegt werden. Der eigentliche Text der E-Mail wird für den Empfänger vom System entsprechend der getroffenen Variablenbelegung automatisch aufbereitet. Um Arbeitsmappen regelmäßig zu versenden, kann statt des Ad-Hoc Broadcastings auch eine Einplanung der getroffenen Einstellungen erfolgen.

FIVE1 BEx Broadcasting Scheduler

Hier gibt es die Möglichkeit einer stichtagsbezogenen und einer wochentagsbezogenen Einplanung. Es kann also beispielsweise ein Versand am dreizehnten eines Monats erfolgen, aber auch ein Versand am jeweils zweiten Montag ist möglich. Das Offset der verwendeten Zeitmerkmale wie Kalendermonat, Quartal etc. erfolgt dabei automatisch. Wurde im letzten Monat die Arbeitsmappe für die November-Zahlen verschickt, werden im Folgemonat automatisch die Dezemberzahlen verwendet. Eine zugewiesene Anzahl von Hintergrundprozessen (konfigurierbar) wird dabei nicht überschritten. Kann auf Grund einer Störung der Versand einmal nicht zum Stichtag erfolgen, wiederholt das System den Sendeversuch (auf Wunsch) so lange bis dieser erfolgreich war oder der nächste Stichtag erreicht wird. Eingeplante Einstellungen können jederzeit angezeigt, modifiziert oder ausgeplant werden.

Das FIVE1 Broadcasting Framework bieten wir Ihnen zum Festpreis an. Nach erfolgreicher Konzeptionsphase implementiert ein FIVE1 Berater die Lösung in Ihrem Entwicklungssystem. Bei allen Fragen rund um die Installation des BEx Precalculation Servers stehen wir Ihnen in dieser Zeit gerne zur Seite. Ein abschließender Workshop rundet unser Angebot ab. Hier stellen wir Ihnen die Funktionen noch einmal an Beispielen direkt in Ihrem System vor.
FIVE1 BEx Broadcasting

Sie wollen keine BEx Arbeitsmappen versenden, sondern die SAP BO BI Platform zum Versand von Crystal Reports, Web Intelligence oder Analysis edition for Office Berichte, oder SAP Design Studio Templates automatisiert versenden? Auch hier sind wir der richtige Ansprechpartner. Gerne können wir Ihnen auch hier ein attraktives Angebot unterbreiten. Rufen Sie uns an, oder schreiben Sie uns eine E-Mail.

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